EN QUOI CONSISTE LE POSTE ?

Au sein de l'équipe opérationnelle d'un projet, votre rôle sera de contribuer à la bonne réalisation de l’ensemble des projets de la direction géographique concernée, en appui aux responsables projets, au ou à la responsable de pôle et à l’équipe de direction.

Vous aurez en charge les missions suivantes :

- Préparation et suivi des contrats/engagements de dépenses dans leurs aspects administratifs, qu’ils soient ponctuels ou inscrits dans la durée, dans le respect des procédures et en lien avec la comptabilité :

- Initiation des contrats/bons de commande/lettres de mission (gestion de la commande dans l’ERP, demandes d’avances, transmission des documents à la comptabilité…),

- Suivi des règlements (lancer et/ou relancer les paiements, suivre les virements, WU…),

- Contribuer au bon suivi des caisses,

- Suivi et clôture mensuelle dans l’ERP (réceptions en lien avec les RP, suivi des factures et des liquidations de mission, archivage, numérotation des documents …)

- En lien avec les autres services, assurer le classement et archivage électronique de l’ensemble des documents liés aux projets suivis (collecte des documents : listes de présence, transfert de propriété, numérotation des documents, etc)

- Contribuer aux audits externes intermédiaires ou finaux (archiver, fournir les pièces justificatives et réponses aux questions éventuelles) de premier et de second niveau

- Organisation logistique des voyages (en sous-traitance ou gestion directe), des activités et des démarches en lien avec les projets en veillant au respect des procédures de sureté (élaboration des fiches de sécurité sous la supervision/coordination des responsables de projets et de l’équipe de direction)

- Achat de matériel y compris envoi (gestion valise diplomatique), livraison et collecte des « transferts de propriété »

- Préparation de différents types de documents (attestations, certificats de formation, lettres d’invitation, de mission…)

- Contribution au respect et à la bonne mise en œuvre de l’ensemble des procédures

- Organisation de réunions, y compris aspects logistiques (salle, restauration…)

- Contribution à la formation des personnes nouvellement arrivées sur les procédures administratives et financières qui relèvent du champ d’expertise : documents types, archivage, fiches sécurité/départ, SAGE …

- Contribution au travail de suivi/évaluation des projets (notamment par la collecte de documents alimentant le suivi-évaluation, ex. feuilles de présence…)

- Participation aux comités de suivi des projets

- Tout autre type d’appui lié à la nécessité de la mise en œuvre des projets

- Participation à la fluidité des relations avec les experts et expertes, prestataires, bénéficiaires, personnes participantes et le directeur de la sureté sous la supervision/coordination des responsables de projets et de l’équipe de direction

- Participation à la fluidité des relations avec les services en interne (SG, communication, direction générale, autre direction géographique)

- Participation aux chantiers transversaux, exercices de capitalisation ou contribution à l’organisation d’évènements à l’échelle de CFI.